Чернянская прокуратура — о новшествах в электронном документообороте

Каждый работодатель сможет решить вопрос перехода на электронный документооборот по своему усмотрению. Обязанности пока нет. Федеральным законом от 22 ноября 2021 года №377-ФЗ внесены изменения в Трудовой кодекс РФ, которые касаются ЭДО в сфере трудовых отношений. Закон направлен на упрощение оформления кадровых документов.

В случае перехода на ЭДО работодателям не нужно дублировать электронные документы на бумажном носителе. Всё взаимодействие с работниками будет происходить в электронной форме при использовании электронных подписей.

В электронном виде работник сможет знакомиться с внутренними документами работодателя, заключать трудовой договор, подавать заявления работодателю и прочее. Заявления и уведомления, направленные работником через систему автоматизации документооборота, будут считаться полученными работодателем на следующий рабочий день после их направления.

Для внедрения ЭДО работодатель сможет использовать портал «Работа в России» или свою собственную информационную систему. Отметим, что действовать через портал «Работа в России» будет существенно проще и дешевле — для подписания документов будет достаточно ЭЦП, оформленной на портале госуслуг.

Для перехода к ЭДО в первую очередь необходимо будет разработать локальный нормативный акт, в котором указать: сведения об используемой системе ЭДО, порядок доступа к ней, перечень электронных документов и перечень категорий работников, в отношении которых осуществляется электронный документооборот, дату введения ЭДО, срок уведомления работников о введении, сроки подписания работником электронных документов и ознакомления с ними с учётом рабочего времени, периодичность такого подписания и ознакомления. Обязателен также порядок проведения инструктажа работников и исключительные случаи, при которых допускается оформление документов на бумажном носителе.

Кроме того, необходимо уведомить каждого сотрудника и получить письменное согласие на взаимодействие с ним через ЭДО. Если работник откажется, то придётся продолжать оформление документов с ним в бумажной форме, причём безвозмездно.

Работодатель должен будет использовать усиленную квалифицированную электронную подпись при заключении трудовых договоров, договоров о материальной ответственности, ученических договоров, договоров на получение образования, при внесении в них изменений, а также при подписании приказов/распоряжений о применении дисциплинарных взысканий, уведомлений об изменении определённых сторонами условий трудового договора.

Для подписания иных документов можно использовать усиленную неквалифицированную электронную подпись, выданную с использованием инфраструктуры электронного правительства. Если ЭДО ведётся через портал «Работа в России», то во всех случаях можно будет использовать усиленную неквалифицированную электронную подпись.

Работник сможет подписывать электронные документы следующими видами ЭЦП: УКЭП, УНЭП, простой электронной подписью. Если ЭДО будет внедрён с использованием системы «Работа в России», то работник также сможет использовать простую электронную подпись (если у него подтверждена учетная запись на портале госуслуг).

Следует обратить внимание на то, что расходы на изготовление электронной подписи работнику будет нести работодатель. Большая часть изменений вступила в силу с момента опубликования федерального закона, изменения, касающиеся использования портала «Работа в России» вступают в силу с 1 сентября 2022 года, остальные — 1 марта 2023 года.